weniger ist weniger

Weniger Papier

Papierscanner
"Das papierlose Büro ist genauso weit weg wie das papierlose Klo" - Heinrich v. Pierer (*1941), dt. Industrieller, Siemens AG

Vom papierlosen Büro träumen viele. Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine Papierberge mehr. Keine Schränke voller Ordner. Suchen von Dokumenten ist innerhalb von Sekunden möglich. Aber irgendwie scheinen nur wenige Firmen das wirklich um zu setzen. Das papierlose Büro erfordert eben auch einigen Initialaufwand und eine Menge Disziplin, um das durch zu halten.

Privat ist das ganz ähnlich... Ich kenne nur wenige, die zu Hause "papierlos" sind. Ich wollte schon längere Zeit vom Papier weg. Ich hebe so ziemlich jede Rechnung auf (diese Praxis ist ggf. auch zu überdenken...), was sich im Schrank durch reihenweise Ordner niederschlägt.

Da wir im Büro einen Fujitsu Scan Snap haben, habe ich mir den Wechsel auf papierlos nun noch einmal überlegt und letztendlich den Schritt gewagt. Ich habe mir den Scanner über das Wochenende ausgeliehen und losgescannt. Letztendlich habe ich 6 prall gefüllte Ordner digitialisiert. Der Scan Snap macht dies recht flott und erzeugt auf Wunsch auch direkt durchsuchbare PDF Dokumente.

Um die neuen Rechnungen, Dokumente etc. die hier so anfallen zu digitalisieren, nehme ich diese einfach einmal pro Monat mit ins Büro und scanne sie dort. Das dauert ca. 30 Minuten. Ich sortiere die Dokumente nur grob: Rechnungen, Kontoauszüge, Versicherungszeug, Rest. Zum Finden von konkreten Dokumenten nutze ich auch keine besondere Software, sondern einfach Spotlight. Ab Windows 7 sollte die Äqivalente Funktion von Windows ähnlich gut dafür einzusetzen sein. Ich habe schon mehrfach alte Rechnungen oder Briefverkehr gesucht und innerhalb weniger Sekunden gefunden.

Ich kann jedem wirklich nur Empfehlen über so einen papierlosen Workflow nachzudenken. Wenn ich nicht die Möglichkeit hätte einen Scanner "mit zu nutzen", würde ich mir einen holen.

Um weniger Papier im Haus zu haben, muss man aber nicht mit dem Kauf eines teuren Dokumentenscanners beginnen. Folgende Schritte helfen, von Papierbergen herunter zu kommen:

Diesen Prozess kann und sollte man wiederholen, bis man selbst zufrieden ist. Ich empfehle klein anzufangen - vielleicht nur einen Ordner am Wochenende vornehmen.

Was man nicht vergessen sollte, wenn man alles digital hat ist das Backup der Dokumente. Festplatten sterben schon mal und was dann weg ist, ist weg. Ich nutze für das Backup Crashplan.

Viel Erfolg beim Altpapier erzeugen!

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